PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW

 PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW

Na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów – obowiązująca ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (opublikowanej Dz.U. 2024 r. poz. 928)

§1

DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. ZWUP– rozumie się przez to ZWUP Narzędziownia Sp. z o.o.,

2. Pracowniku rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z ZWUP w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;

3. Współpracowniku rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz ZWUP  na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4. Sygnaliście rozumie się przez to osobę, dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości, której przyznano status sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;

5. Nieprawidłowości – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

6. Procedurze rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów,

7. Osobie uprawnionej do dokonania zgłoszenia rozumie się przez to osobę, która posiada prawo i obowiązek dokonania Zgłoszenia;

8. Zgłoszeniu nieprawidłowości/Zgłoszeniu rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach.

9. Zgłaszającym rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

10. Osobie odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości;

11. Wstępnej analizie zgłoszenia rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu sygnalisty, w ramach której osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu nieprawidłowości;

12. Postępowaniu wyjaśniającym rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem, na zasadach określonych w niniejszej procedurze;

13. Komisji – rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną zarządzeniem Prezesa ZWUP, do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości, działającą wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;

14. Rejestrze Zgłoszeń Nieprawidłowości (Rejestrze) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami

15. Checkbox rozumie się przez to Checkbox Sp. z o.o. (KRS 0000702467) – podmiot zewnętrzny w stosunku do ZWUP, zarządzający kanałem zgłoszeń, które mogą być dokonane również anonimowo.

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Strategia działania ZWUP oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.

2. Procedura ustalona na podstawie przepisów art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w ZWUP.

3. ZWUP prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w ZWUP poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

5. Procedura określa w szczególności:

1) zakres nieprawidłowości objętych procedurą,

2) zakres osób uprawnionych,

3) zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,

4) odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,

5) proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,

6) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

§3

ZAKRES PROCEDURY

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

1) pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy ZWUP,

2) osoby działające w imieniu i na rzecz ZWUP,

3) wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z ZWUP, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

1) podmiotów powiązanych z ZWUP,

2) osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania ZWUP,

3) pracowników i współpracowników ZWUP  w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,

4) podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z ZWUP,

5) pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z ZWUP,

3. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których w ust. 2,

2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 2,

3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,

4) nieprawidłowościach w organizacji działalności ZWUP, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,

5) naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa ZWUP,

6) naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w ZWUP.

4. Każda z osób świadczących pracę w ZWUP zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury oraz do jej przestrzegania.

§4

PODMIOTEM ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie i wstępną analizę zgłoszeń nieprawidłowości w ZWUP, oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w ZWUP jest Checkbox.

2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość . W takim przypadku osoba ta podlega wyłączeniu.

§5

SYGNALISTA

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje podmiot wymieniony w §4 pkt 1. lub Komisja.

4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).

5. Jeśli zgłaszający poda dane kontaktowe, Podmiot odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

6. Przekroczenie terminu , o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

7. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

§6

OCHRONA SYGNALISTY

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.

2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

3. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: 

a) odmowa nawiązania stosunku pracy;

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy lub innej umowy, której Sygnalista jest stroną;

c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po

rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na

czas  nieokreślony,  po  rozwiązaniu  umowy  o  pracę  na  czas  określony  –  w  sytuacji  gdy

Pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;

f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą

lub obniżenie wartości tych świadczeń;

h) przeniesienie Pracownika na niższe stanowisko pracy;

i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

j) przekazanie innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;

k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o

podobnym charakterze;

n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

o) mobbing;

p) dyskryminacja;

q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

r) wstrzymanie  udziału  lub  pominięcie  przy  typowaniu  do  udziału  w  szkoleniach

podnoszących kwalifikacje zawodowe;

s)  nieuzasadnione  skierowanie  na  badanie  lekarskie,  w  tym  badania  psychiatryczne,  o  ile

przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badania;

t)  działanie  zmierzające  do  utrudnienia  znalezienia  w  przyszłości  zatrudnienia  w  danym

sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego

lub branżowego;

u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

v) wyrządzenie  innej  szkody  niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.   

4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.

5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

1) Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniane nieupoważnionym osobom (tj. innymi niż osoby pisemnie upoważnione przez ZWUP do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania Działań następczych), chyba że:

– Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie, 

– albo ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

2) Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz  minimalizację  ryzyka  wystąpienia  działań  odwetowych  lub  represyjnych. Sygnalista, który  dokonał  Zgłoszenia,  a  którego  dane  osobowe  zostały  w  sposób  nieuprawniony ujawnione,  powinien  niezwłocznie  o  zaistniałej  sytuacji  powiadomić Komisję i dokonać zgłoszenia incydentu RODO. W imieniu Administratora Danych, Komisja oraz Inspektor Ochrony Danych zobowiązani są podjąć działania mające na celu ochronę danych Sygnalisty.

3) Podmiot  przetwarza  dane  osobowe  w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia oraz podjęcia Działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania Zgłoszenia, nie są zbierane,  a w razie przypadkowego ich zebrania są najpóźniej w terminie 14 dni od  ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.

4) Tożsamość  podmiotów,  których  dotyczy  zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

§7

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:

1) dedykowanej skrzynki mailowej  zgłoszenia@speakupbox.com

2) poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego pod adresem https://zwup.speakupbox.com – wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej procedury,

3) telefonicznie po nr tel. +48 22 100 44 88

4) pocztą na adres siedziby ZWUP w Łodzi przy ulicy Aleksandrowskiej 67/93.

2. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,

2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,

3) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,

4) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,

5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§8

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem formularza elektronicznego lub telefonicznie. Zgodnie z podanymi kanałami komunikacji w § 7

2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.

3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, niezwłocznie nadaje się jej status Sygnalisty.

§9

FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.

3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz ZWUP usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie ZWUP  związanej z fałszywym zgłoszeniem.

§10

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko Checkbox odpowiedzialny za obsługę zgłoszenie.

2. Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni  od dnia wpływu,:

a) wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego albo anonimowego w którym podany został adres kontaktowy) oraz przekazuje do Komisji odpowiedzialnego za rozpatrzenie zgłoszenia.

3. Komisja odpowiedzialny za rozpatrzenie głoszenia:

a) dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.,

b) nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu sygnalisty.

4. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, Komisja wszczyna postępowanie wyjaśniające, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.

5. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję sprawuje Prezes.

6. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

7. Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.

8. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

9. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Zarządowi ZWUP.

10.Komisja ma obowiązek poinformować sygnalistę o sposobie załatwienia sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.

§11

REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w ZWUP odpowiada Checkbox

3. Rejestr Nieprawidłowości zawiera w szczególności: :

1) dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,

2) wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,

3) przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,

4) osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia ,

5) wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).

4. Wzór Rejestru Zgłoszeń Nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury

5. Komisja odpowiedzialna jest za przy zachowaniu zasad poufności, do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 5 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

Załączniki do niniejszej Procedury:

1) Załącznik Nr 1 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

2) Załącznik Nr 2 – Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości ( wzór)

Załącznik nr 1 Formularz zgłoszenia nieprawidłowości